EBYS ile yapılan aslında var olan bilginin yönetilmesidir. Bir diğer manada olabildiğince çok bilgiye sahip olunması, bu bilgilerin elektronik ortama aktarılması, aktarılan bilgilerin kayıt altına alınması ve bunların bir sistem bünyesinde barındırılmasıdır.
Bu sayede, işletmelerdeki belge yönetimi süreçleri daha verimli hale gelirken, belgelerin kaybolması, hasar görmesi veya yanlış kişilerin erişimine açık hale gelmesi gibi riskler minimize edilir. Ayrıca, EBYS'in kullanımıyla birlikte belgelerin fiziksel olarak depolanması için ayrılan alanlar da ortadan kalkar ve işletmelerde önemli miktarda yer tasarrufu sağlanır.
EBYS aynı zamanda, belgelerin daha hızlı ve kolay bir şekilde aranması, paylaşılması ve işlenmesine olanak sağlar. Bu da işletmelerin karar alma süreçlerini hızlandırır ve müşteri memnuniyetini artırır. Sonuç olarak, EBYS işletmelere hem maliyet hem de zaman açısından önemli bir fayda sağlayarak, iş süreçlerinin daha verimli hale gelmesine katkıda bulunur.
EBYS uygulamaları, belge işlemlerindeki verimsizlikleri azaltarak işletmelere önemli bir ekonomik fayda sağlar. Batılı danışmanlık şirketlerinin yaptığı tahminlere göre, çalışanların belge üzerindeki rutin ve üretken olmayan işlemlere ayırdığı sürenin toplam çalışma süresinin %20-30'u arasında olduğu belirtilmektedir. Bu sürenin azaltılması, işletmelerin performanslarını artırmakta ve kaynakları daha verimli bir şekilde kullanmalarını sağlamaktadır. Elektronik Belge Yönetim Sistemi, belgelerin hızlı ve doğru bir şekilde işlenmesine olanak tanıyarak işletmelerin bu verimsizlikleri azaltmasına ve maliyetleri düşürmesine yardımcı olmaktadır.