top of page

"EBYS: Şirketiniz İçin Daha Verimli, Daha Hızlı ve Daha Az Maliyetli Bir Belge Yönetim Sistemi"

Kurumlar ve şirketler, işlerini yürütmek için birçok belge kullanırlar. Bu belgeler, iş süreçlerinin yönetiminden, finansal kayıtların tutulmasına kadar birçok alanda kullanılır. Ancak, bu belgelerin saklanması, yönetilmesi ve paylaşılması için gereken fiziksel alan, zaman ve emek, şirketler için ciddi bir masraf kalemidir. İşte bu nedenle, birçok kurum ve şirket, elektronik belge yönetimi sistemlerine (EBYS) geçiş yaparak, önemli ölçüde tasarruf etmeyi başarıyorlar.


Elektronik belge yönetimi sistemleri, kağıt tabanlı belge yönetimi sistemlerine kıyasla birçok avantaj sunar. Bu avantajlar arasında belgelerin daha verimli şekilde yönetilmesi, saklanması, paylaşılması ve işlenmesi yer alır. Ayrıca, EBYS sistemleri, belgelerin kolayca aranması ve erişilmesi için de gelişmiş arama özellikleri sağlar. Ancak, belki de en önemli avantajı, EBYS sistemlerinin kurumlara/şirketlere sağladığı tasarruftur. İşte bu tasarrufu sağlayan bazı faktörler:


1. Daha Az Fiziksel Alan Gereksinimi: Kağıt tabanlı belge yönetimi sistemleri, belgelerin depolanması için ciddi bir fiziksel alan gerektirir. Bu nedenle, kurumlar ve şirketler, belgeleri saklamak için özel bir depo ya da arşiv alanı tahsis etmek zorunda kalırlar. Ancak, EBYS sistemleri kullanıldığında, belgelerin saklanması için çok daha az fiziksel alan gerektirir. Çünkü, belgeler elektronik ortamda saklanır ve bu nedenle, depolama ihtiyacı çok daha azdır.


2. Daha Az Zaman ve Emek Gereksinimi: Kağıt tabanlı belge yönetimi sistemleri, belgelerin yönetimi ve saklanması için ciddi bir zaman ve emek gerektirir. Belge arşivleme, düzenleme, paylaşım ve işleme işleri, çok sayıda çalışanın zamanını alır. Ancak, EBYS sistemleri kullanıldığında, bu işlemler çok daha hızlı ve kolaydır. Belgeler elektronik ortamda saklandığı için, arşivleme, düzenleme ve paylaşım işlemleri çok daha hızlı ve kolaydır.


3. Daha Az Maliyet: Kağıt tabanlı belge yönetimi sistemleri, belgelerin saklanması, yönetilmesi ve paylaşılması için birçok maliyeti beraberinde getirir. Örneğin, depolama alanı kiralama, arşivleme ekipmanları satın alma, personel maaşları, belgelerin posta yoluyla gönderilmesi gibi maliyetler, şirketler için önemli bir masraf kalemidir. Ancak, EBYS sistemleri kullanıldığında, bu maliyetler çok daha düşüktür. Belgelerin elektronik ortamda saklanması, işlemlerinin hızlı ve kolay bir şekilde yapılması ve paylaşılması, şirketlerin tasarruf etmesine yardımcı olur.


4. Daha Az Kayıp ve Hasar Riski: Kağıt tabanlı belge yönetimi sistemleri, belgelerin kaybolması veya hasar görmesi riskini beraberinde getirir. Belgelerin yanması, suya maruz kalması, çalınması veya kaybolması durumunda, şirketler önemli bilgilerini kaybedebilirler. Ancak, EBYS sistemleri kullanıldığında, bu riskler çok daha düşüktür. Belgeler elektronik ortamda saklandığı için, doğal afetler, hırsızlık veya kaybolma riski yoktur. Ayrıca, elektronik belge yönetimi sistemleri, belgelerin yedeklenmesi ve güvenliği için çeşitli seçenekler sunar.


Sonuç olarak, elektronik belge yönetimi sistemleri, kurumlar ve şirketler için önemli bir tasarruf sağlar. Daha az fiziksel alan, zaman ve emek, daha az maliyet ve daha az kayıp ve hasar riski, elektronik belge yönetimi sistemlerinin getirdiği avantajlar arasındadır. Bu nedenle, birçok kurum ve şirket, kağıt tabanlı belge yönetimi sistemlerinden elektronik belge yönetimi sistemlerine geçiş yaparak, önemli tasarruf sağlamaktadırlar.

9 görüntüleme0 yorum

Son Yazılar

Hepsini Gör

EYP (Elektronik Yazışma Paketi) Nedir?

EYP, elektronik belge ve yazışmaların bir araya getirilerek elektronik ortamda güvenli bir şekilde gönderilmesini sağlayan bir yazılımdır. Bu sistem ile belgeler elektronik olarak imzalanabilir, şifre

Arşiv Odaları Tarih Oluyor: "Dijital Arşivlerin Geleceği"

Günümüzde hemen hemen her sektörde dijitalleşme süreci hızla ilerliyor. Bu süreçle birlikte, kurum ve kuruluşların arşivleme yöntemleri de değişmeye başladı. Artık arşiv odaları yerini dijital arşivle

bottom of page