Günümüzde hemen hemen her sektörde dijitalleşme süreci hızla ilerliyor. Bu süreçle birlikte, kurum ve kuruluşların arşivleme yöntemleri de değişmeye başladı. Artık arşiv odaları yerini dijital arşivlere bırakıyor. Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (EBYS), dijital arşivleme için en etkili çözümlerden biri haline geldi.
Dijital arşivleme, belgelerin elektronik ortamda saklanması veya doğrudan elektronik ortamda oluşturulması yoluyla yapılır. Bu sayede, belgelerin fiziksel olarak depolanması, aranması ve korunması ile ilgili sorunlar ortadan kalkar. Dijital arşivleme sayesinde, belgelerin fiziksel saklama alanına ihtiyaç duyulmaz, bu da işletmelerin maliyetlerini azaltır. Ayrıca, dijital arşivleme sayesinde, belgelerin aranması ve erişimi çok daha hızlı ve kolay hale gelir. Bu da çalışanların işlerini daha verimli bir şekilde yapmalarını sağlar.
Dijital arşivlerin kullanımı, zaman ve maliyet açısından önemli avantajlar sağlamaktadır. Geleneksel arşivlerde, belgelerin saklanması, düzenlenmesi, aranması ve korunması gibi işlemler oldukça zaman alıcı ve maliyetli olabilmektedir. Ancak dijital arşivler sayesinde, belgelerin tarama veya doğrudan dijital olarak oluşturulmasıyla birlikte, bu işlemler daha hızlı ve verimli bir şekilde gerçekleştirilebilmektedir. Ayrıca, belgelerin dijital ortamda saklanması, fiziksel olarak zarar görmelerinin önüne geçerek uzun vadeli korunmalarını sağlamaktadır. Bu sayede, gelecekte ihtiyaç duyulduğunda belgelerin erişilebilirliği de kolaylaşmaktadır.